PROTOKOLL FRA ÅRSMØTET 2018

04.05.2018 17:46

Den 24.april 2018 hadde styret i Tokerudtoppen Sameie innkalt til ordinært årsmøte i klubbhuset til Vestli IL.

Nedenfor kan referatet fra dette møtet leses i sin helhet.


Protokoll fra ordinært årsmøte i Tokerudtoppen Sameie


----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Møtedato: 24.04.2018
Møtetidspunkt: 18:00
Møtested: Vestli IL sitt klubbhus; Fossumberget 20 B
Til stede: 46 seksjonseiere, 51 representert ved fullmakt, totalt 97 stemmeberettigede.
Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Ane Line Bergseth.
Møtet ble åpnet av Alf-Erik Vollen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Konstituering

 

A. Valg av møteleder

Som møteleder ble Alf-Erik Vollen foreslått.

Vedtak: Godkjent

 

B. Godkjenning av de stemmeberettigede

Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede.

Vedtak: Godkjent

 

C. Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne.

Som fører av protokoll ble Ane line Bergseth foreslått. Som protokollvitne ble Peter Sollie foreslått.

Vedtak: Godkjent

 

D. Godkjenning av møteinnkallingen

Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt.

Vedtak: Godkjent

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Behandling av årsrapport for 2017
Styrets årsrapport ble behandlet.
Vedtak: Godkjent

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Behandling av årsregnskap for 2017
Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent.
Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen.
Vedtak: Godkjent

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse
Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 500.000,-.
Vedtak: Godkjent

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Behandling av innkomne forslag og saker

A. Forslag om å sette opp veibom i oppkjøring til inngangspartiene

Saksframstilling: Forslag fra: Toril og Reidar Christiansen om å etablere veibom i oppkjøring til inngangspartiene.
«Forslag om bom mellom nr 14-16 slik at vi får stoppet all unødvendig bilkjøring

Forslag:
«Årsmøtet gir styret fullmakt til å sette opp bom på veien mellom TB 14 og TB 16 for å redusere trafikken på gangveiene. Det kan settes opp en betalingsbom og styret har fullmakt til å sette prisen samt avtale rabatt eller gratis passering for personer som pga bevegelseshemninger søker om særordning

Begrunnelse: Hensikten er å redusere biltrafikken på gangveiene. Forslaget er begrunnet med at det i dag er unødvendig mye bilkjøring på disse veiene. Dette utgjør en sikkerhetsfare for barn som leker og for fotgjengere. Og det medfører skader på gjerder og generelt unødvendig luftforurensning og støy. Om vinteren er trafikk og parkering på gangveiene til hinder for brøyting. Forslaget omfatter betalingsbom, og tiltaket vil derved også på sikt være selvfinansierende. De som pga kroniske handikap alltid er nødt til å kjøre, kan søke styret om rabattert kort. Utrykningskjøretøy og drosjer betaler ikke for passering. Forslaget forutsetter at Oslo kommune godkjenner ordningen. Mange andre sameier i området har lignende ordning i dag.
Vedlegg 1. Tilbud om bom

Styrets innstilling:
Styret støtter ikke forslaget.
Vedtak: Vedtatt med 50 for og 44 mot, 3 blank

B. Forslag om å begrense antall fullmakter til tre stk. pr person
Saksframstilling: Forslag fra Toril og Reidar Christiansen, Tokerudberget nr 12
Forslag: «Forslag om endring av vedtekter. Maks tre fullmakter pr person

Styrets innstilling:
Reglene som omhandler retten til å gi fullmakt til andre for å være representert på et årsmøte følger av eierseksjonslovens § 46, tredje ledd, som lyder:
En seksjonseier kan møte ved fullmektig. Fullmakten kan når som helst tilbakekalles. Seksjonseieren har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det. Loven begrenser ikke adgangen til å ta imot fullmakter. Loven kan ikke fravikes på dette
punktet. Det betyr at det ikke er adgang til å begrense denne retten i vedtektene. Styret mener at det kan oppstå et demokratisk problem dersom mange seksjonseiere gir fullmakt til en og samme person. Hvis man har mange nok stemmer, kan en og samme person få avgjørende innflytelse for stemmeresultatet i en eller flere saker. Hva fullmektigen skal stemme i de forskjellige saker som kommer opp på årsmøtet, beror på en avtale mellom fullmaktsgiveren og fullmektigen. Den som gir en fullmakt må stole på at fullmektigen bruker fullmakten slik fullmaktsgiveren ønsker. Møtelederen kan ikke kontrollere dette. Styret har i eget brev forut for årsmøtet anbefalt at alle seksjonseierne Innkalling til ordinært sameiermøte 24. april 2018 Tokerudtoppen 1 sameie Side 32
selv deltar på årsmøtet ved personlig oppmøte så langt dette er praktisk mulig. Men det er altså ikke anledning etter loven til å begrense retten til å møte med flere fullmakter. Forslaget kan derfor ikke tas til avstemming.
Reglene om fullmakt er for øvrig inntatt i det vedlagte forslag til vedtekter, pkt 7.7. (3).

Styrets forslag:
Forslaget tas ikke til avstemming.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag trukket

C. Forslag om å vedta nye vedtekter/endring av dagens vedtekter
Saksframstilling: Forslag fra styret om å vedta nye vedtekter/endring av dagens vedtekter
Styrets forslag:
Fremlagt forslag til nye/endrede vedtekter vedtas.
Begrunnelse:
Ny lov om eierseksjoner ble vedtatt i 2017 og trådte i kraft 1.1.2018. Sameiets vedtekter må endres på visse punkter. Sameiet hadde tidligere veldig korte vedtekter. Styret foreslår nå at sameiet innfører vedtekter som tar sikte på å svare på de fleste praktiske spørsmål. Tidligere vedtatte spesialregler i vedtektene er opprettholdt. For at alle skal kunne sammenligne gamle og forslag til nye vedtekter er begge inntatt som vedlegg i innkallingen.
Vedlegg 2: Forslag til nye vedtekter
Vedlegg 3: Gamle (eksisterende vedtekter)

Forslag til vedtak:
Vedtak: Enstemmig vedtatt for nye vedtekter

 

D. Forslag om å vedta nye husordensregler
Saksframstilling: Forslag fra styret om å vedta endrede husordensregler
Styrets forslag:
Fremlagte forslag til nye/endrede husordensregler vedtekter vedtas.
Vedlegg 4: Forslag til nye husordensregler
Vedlegg 5: Eksisterende (gamle) husordensregler

Forslag til vedtak:
Vedtak: Enstemmig vedtatt

E. Forslag om å sette inn port i gjerde bak TB nr 16
Saksframstilling: Forslag fra Wahlgren om å sette inn port i gjerde bak blokken ved Tokerudberget nr 16.
Forslagstiller: Else-Marie og Tom Wahlgren. Se innkallingen vedlegg 6: Forslag fra Wahlgren.

Styrets innstilling og forslag:
Gjerdet ble satt opp for å markere at utgang til markplassen ikke skulle være et nytt inngangsparti. Det var også motivert av sikkerhetshensyn og hensynet til privatlivet for de som bor på bakkeplanet. Styret anbefaler at forslaget ikke bifalles av årsmøtet.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Ikke vedtatt


F. Forslag om at ett av styremedlemmene i år velges for kun ett år.
Saksframstilling: Forslag fra Mona Johansen vedr valg av styremedlem og spørsmål om hjelpemidler er levert tilbake til sameiet.
Forslag:
Se vedlegg.
Innkalling til ordinært sameiermøte 24. april 2018 Tokerudtoppen 1 sameie Side 33
Vedlegg 7: Forslag fra Mona Johansen.

Styrets innstilling og forslag:
Styret støtter forslaget om at ett av styrevervene som er på valg i år skal vare i ett år slik at det blir kontinuitet i styret.
Til Johansens spørsmål om hjelpemidler: Ingen tillitsvalgte har fått hjelpemidler innkjøpt på sameiets regning og det er derfor heller intet å levere tilbake.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Vedtatt

G. Diverse forslag/spørsmål om graveprosjekt, hva er lovmessig vedr. fullmakt, nye strømmålere og dugnad.

Saksframstilling: Forslag fra Åge Skaaren.
Forslag:
Se vedlegg
Vedlegg 8

a. Graveprosjekt

Styrets innstilling:
Dette er ikke et forslag. Styret har behandlet saken i årsberetningen.
Tilleggskommentar: Sluttsum er ca kr 720 000. Graveprosjektet ble startet pga kloakklekkasje og støttemurer ble satt opp samtidig for å sikre området og få en
penere avslutning. Styret er ansvarlig for alt vedlikehold og har på lovlig vis inngått avtale om dette prosjektet. Firmaet Braathens Byggfornyelse ble brukt. Dette firmaet har i dag ingen avtale med sameiet. Vi kan ikke se at det er relevant å «stille noen til ansvar».

b. Hva er lovmessig vedr fullmakter?

Styrets innstilling:
Dette er ikke et forslag.
Svar: Det er ingen grenser for hvor mange fullmakter man kan ha. Den som gir fullmakt gjør dette i tillit til at fullmektigen stemmer slik fullmaktsgiveren ønsker i alle sakene. Årsmøtet kan ikke kontrollere hva som er avtalt mellom fullmaktsgiver og fullmektig.

c. Nye strømmålere er installert uten at vi er spurt.

Styrets innstilling:
Dette er ikke et forslag.
‘Svar: Hafslund eier alle målerne, ikke sameiet. Hafslund sendte ut informasjon om overgang til automatisk avleste målere høsten 2016 og utskifting skulle være ferdig i 2019. Dersom noen har problemer med dette, må man henvende seg til Hafslund.

d. Dugnad

Styret oppfatter innspillet som et forslag til årsmøtet om å stemme for å innføre avgift dersom man ikke deltar i dugnad.
Styrets innstilling:
Styret forstår både behovet for dugnad og at flest mulig deltar. Det er likevel ikke tillatt å innføre avgift til de som ikke deltar. Forslaget kan av den grunn ikke tas til
avstemming. Men man kan gi en godtgjørelse til de som faktisk deltar. Styret vil likevel ikke foreslå Innkalling til ordinært sameiermøte 24. april 2018, det av praktiske årsaker.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag trukket


G. Spørsmål om parkeringsgebyr

Saksframstilling: Økning av parkeringsgebyr gjestegarasje. Hvordan kan sameiet øke gebyret?
Spørsmål fra Kai M Klein
Vedlegg 9

Styrets innstilling:
Svar: Dette er ikke et forslag. Fastsettelsen av vederlag for å parkere i gjestegarasjen.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag trukket


H. Diverse om «saker til behandling»

Saksframstilling: Saker til behandling fra Rolf Wilberg
Se Vedlegg 10
Styrets innstilling: Svar: Dette er ikke forslag til årsmøtet. Innholdet i brevet til årsmøtet er så fullt av feil at styret velger å besvare spørsmålet i årsmøtet. Det er beklagelig at det fremsettes påstander som det ikke er grunnlag for.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag trukket


I. Diverse om «disponering av sameiets penger»

Saksframstilling: Disponering av sameiets penger
Brev «til behandling i sameiermøte 2018» fra Kai M. Klein, Roy Jakobsen, Rolf
Wilberg og Else-Marie Wahlgren
Vedlegg 11
Styrets innstilling: Dette er ikke et forslag:
Brevet tar opp mye forskjellig. Noe gjelder fortiden og ikke nåværende styres arbeid. Noe er feil fremstilling av fakta (eks at gravejobb ikke har vært til nytte for sameiet) og generelt er det personlige meninger om disposisjoner i sameiet som går flere år tilbake. Styret vil i nødvendig grad kommentere på dette i årsmøtet. Men generelt vil styret advare mot å bruke tid på fortiden. Sameiets styre må se fremover og konsentrere på de oppgavene som vi kan få gjort noe med.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag trukket

J. Forslag om å benytte kjellerdør som inngangsdør
Saksframstilling: Forslag om benyttelse av inngangsdør i kjeller – fra Else-Marie og Tom Wahlgren
Nærmere om forslag og begrunnelse, se:
Vedlegg 12.

Styrets innstilling:
Styret forstår motivet, men støtter ikke forslaget. Vi kunne ønsket at det var bygget inngangsparti i lavere etasjer, og at det var heis. Men slik er ikke boligene bygget. Utvendig dør til bodområdene skal ikke benyttes til inngangsparti. Årsaken er sikkerheten. Vi har allerede hatt brann i bodområder. Vi kan ikke risikere at folk setter dørene åpne etter seg. Hvis dette gjøres til åpne områder, øker også risiko for innbrudd og hærverk i bodområdene.
Denne saken har vært drøftet tidligere og forbud mot bruk av kjellerinngang som inngang til seksjoner er inntatt i vedtektene, se deres 5, tredje ledd.:
Innkalling til ordinært sameiermøte 24. april 2018 Tokerudtoppen 1 sameie Side 35
Dører på kjøkken og stueside på bakkeplan er kun for adkomst til sitt eget uteareal. Disse skal ikke benyttes som inn- og utgang til seksjonen. Kjellerinngang og kjellerkorridorer skal ikke benyttes som inngang til bygget eller seksjoner.
Dette foreslås videreført i nye vedtekter.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Forslag trukket


L. Forslag fra styret om styrehonorar/godtgjørelser for neste periode
Saksframstilling: STYREHONORAR / GODTGJØRELSER
Forslagsstiller: Styret

Forslag til vedtak:
Honorar til styret vedtas på sameiermøtet før styrets arbeidsperiode tar til slik at vedtaket skal anses som en forhåndsavtale.
Styrehonorar for perioden fra ordinært årsmøte i 2018 til ordinært årsmøte i 2019 vedtas med kr 500 000. Styrets leder, forutsatt at advokat Alf-Erik Vollen blir valgt, honoreres med kr 350 000 som utbetales med likt beløp pr måned. Styret fastsetter selv den interne fordelingen av kr 150 000. Hvis forslaget vedtas, øker utgiftsbudsjettet med kr 100 000.
Utbetaling av styrehonorar, bortsett fra til styrets leder, skjer forholdsmessig pr 31.12.2018 og pr dato for årsmøtet 2019.

Forslag til vedtak:
Vedtak: Vedtatt

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 

6. Valg av tillitsvalgte


A. Som styreleder for 2 - to år ble Alf-Erik Vollen foreslått.
Vedtak: Valgt ved akklamasjon

B. Som styremedlem for 2 - to år ble Vivi Saghaug foreslått.
Som styremedlem for 2 - to år ble David Artaud foreslått.
Som styremedlem for 1 - ett år ble Terje Benjamin foreslått.
Vedtak: Valgt ved akklamasjon

C. Som varamedlem for 1 - ett  år ble Eva S. Larsen foreslått.
Som varamedlem for 1 - ett år ble May Britt Pettersen foreslått.
Vedtak: Valgt

D. Som representant(er) til valgkomitéen for 1 - ett år ble foreslått
Noadin Fellah og Omer Aslam
Vedtak: Valgt ved akklamasjon
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Møtet ble hevet kl.: 22:05. Protokollen signeres av

Møteleder                                         Fører av protokollen
Alf-Erik Vollen /s/                              Ane Line Bergseth /s/

 

Protokollvitne
Peter Sollie /s/